1. 出展前の準備（企画・設計）
展示会の成否を左右する最も重要なフェーズです。
1-1. 目的・目標の設定
- 目的（例：新規顧客開拓、ブランド認知向上）を明確にする。
- 具体的な数値目標（リード獲得総数、Aランクリード獲得数、商談設定件数）を設定する。
1-2. コンセプト・商材・ブースの決定
- 展示会のテーマに合わせ、最も訴求したい製品・サービスを絞り込む。
- 押し出すコンセプトとキャッチコピーを決定する。
- ブースのコンセプトとターゲット来場者に合わせたデザイン・レイアウトを設計する。
- 設営業者を選定し、設営スケジュールを確定する。
1-3. 配布物・ノベルティの準備
- 製品カタログ、会社案内、事例資料などの配布資料を準備する。
- 商談のきっかけとなるノベルティを選定し、発注する。
- 来場者ランクや興味別に渡す資料を分け、残部を管理する体制を整える。
1-4. 来場者誘致（集客）
- 既存顧客への招待状送付を完了させる。
- Webサイト、メールマガジン、SNSでの告知を実施する。
- 特に重要な見込み客に対して、ブースでのデモや個別商談のアポイントを事前に取得する。
1-5. プレゼンテーション・デモの準備
- ブース内でのデモンストレーションやステージイベントの発表内容を確定する。
- 登壇者・デモ担当者を決定し、リハーサルを完了させる。
- デモ機材や映像コンテンツの動作確認を行う。
2. 会期中の運営（商談・対応）
来場者との接点を持ち、見込み客（リード）を獲得するための活動が中心です。
2-1. 来場者対応とリード獲得
- お客様への対応・配布物に関する人員配置を完了させる。
- ブース訪問者に対し、製品・サービスの説明を行う。
- 名刺交換とアンケート（リード情報）を通じて連絡先情報を獲得する。
- [刺交換時に「興味度（A/B/Cランク）」と「具体的な課題・導入時期」をヒアリングし、記録する。
2-2. デモンストレーション・プレゼン
- 製品の実演やミニセミナーを定期的に実施する。
- プレゼンの開始時刻を来場者に積極的に告知し、集客を行う。
2-3. 商談会の開催と管理
- 関心度の高い来場者や事前アポイント企業との商談スペースをセッティングする。
- 商談予約リストをスタッフ間で共有し、時間を厳守して対応する。
2-4. 情報収集と管理
- 積極的に競合他社のブースを視察し、トレンド情報を収集する。
- 収集した情報を運営スタッフ間で共有・フィードバックし、対応に活かす。
2-5. 会場運営・管理
- ブースの受付業務を円滑に行う。
- 資料、ノベルティなどの残数と補充を管理する。
- スタッフのシフト調整と休憩管理を行い、円滑な運営を維持する。
3. 会期後のフォローアップ
獲得したリードを実際の売上につなげるための重要な活動です。データは全てお渡しします。
3-1. お礼メール・資料送付
- 名刺交換した来場者全員へ、速やかにお礼メールを送付する。
- 約束した資料を速やかに送付する。
- リードランクや興味製品に応じたメールの個別化（セグメント配信）を実施する。
3-2. 商談アポイント・案件化
- 関心度の高いAランクリードを最優先にリストアップする。
- Aランクリードに対して、個別の訪問またはオンライン商談のアポイントを迅速に取り付ける（代行も可能）。
- 会期中にヒアリングした情報（課題・導入時期）を活用し、具体的な案件化を進める。